¿Quién será el promotor principal de la propuesta y se ocupará de llevarla a cabo? ¿Quiénes más deben participar? Esta pregunta se refiere a todas las partes e instituciones cuya cooperación y apoyo se necesitan.
Promotor: Antes que nada, se debe definir el “promotor” y recalcar su importancia. El promotor es un individuo o un pequeño grupo que es indispensable para la aplicación fructífera de la propuesta; son aquellos hombres y mujeres que dedican tiempo y recursos financieros a la propuesta, que se comprometen a llevarla a la práctica y que están dispuestos a arriesgarse al fracaso. Si se hiciera una encuesta entre los donantes, los prestamistas y los inversionistas sobre los factores que consideran más importantes, la mayoría enfatizaría este componente esencial. No importa si se denomina “administración” o “equipo de proyecto”, “patrocinador” o “promotor”, “empresario” o “empresa”: el “promotor” no es más que lo que se acaba de explicar. Sobreestimar el proceso y el procedimiento por encima del elemento humano como fuerza impulsora y determinante del éxito es un defecto común de muchas propuestas. La responsabilidad, el compromiso y el riesgo caracterizan al promotor. Y es en general el promotor el que elabora la propuesta para presentarla a los demás.
Propietarios y patrocinadores: Los individuos o grupos que financian y patrocinan una propuesta. El promotor puede a su vez ser propietario y patrocinador. Los propietarios y patrocinadores aportan recursos a la propuesta. Estos recursos pueden ser fondos, bienes, reputación o conocimientos especializados. Además, los propietarios y patrocinadores se comprometen y garantizan la aplicación de la propuesta.
Dirigencia: Ya se trate de una empresa o de un proyecto que se realizará por medio de contratos, se espera que un cuerpo directivo ejecute el plan propuesto. El cuerpo directivo podría ser un directorio, un grupo de asesores o de supervisores (la forma estará dictada por la estructura y el contexto local), pero la propuesta debe señalar con claridad cómo se tomarán o revisarán las decisiones importantes. ¿Quién tiene la autoridad y el control del presupuesto?
Empleados y personal: Son los recursos humanos que se movilizarán para aplicar la propuesta. Debe quedar claro que se podrá contratar personal suficiente, capacitado y motivado, que lleve a cabo las diversas tareas necesarias para poner en práctica la propuesta con éxito. Debe quedar igualmente claro que, para que sea sostenible, el costo total del equipo completo debe presupuestarse y recuperarse con el tiempo.
Empleados y personal: Son los recursos humanos que se movilizarán para aplicar la propuesta. Debe quedar claro que se podrá contratar personal suficiente, capacitado y motivado, que lleve a cabo las diversas tareas necesarias para poner en práctica la propuesta con éxito. Debe quedar igualmente claro que, para que sea sostenible, el costo total del equipo completo debe presupuestarse y recuperarse con el tiempo.
Contratistas y proveedores: Son aquellos que suministran los bienes y servicios necesarios para que funcione un plan. En cierto sentido, son “socios”; en otro sentido, son partes esenciales sobre las que se puede ejercer poco control, pero de las que depende por completo la aplicación de la propuesta. Deben elegirse bien y objetivamente. En todas las elecciones de equipamientos, contratistas o proveedor de servicios, los promotores y habilitadores tienen que preguntarse: ¿qué plan B tenemos si fracasa el plan A?
Organismos habilitantes: Se necesitan permisos para usufructuar tierras públicas, para construir, para operar, para proteger el medio ambiente, para evitar situaciones peligrosas para la salud, para usar materiales peligrosos, para garantizar la seguridad, para constituirse como empresa, para comerciar e incluso para pagar impuestos. En la obtención de permisos participan organismos habilitantes que debe conocer y saber manejar el promotor. La propuesta debe demostrar esta capacidad. No es aconsejable dar los permisos “por sentados”, en especial cuando existe una buena relación personal o profesional; es preferible conocer y dominar las reglas del juego.
Asesores profesionales: Según la propuesta, tal vez se necesiten diversos tipos de conocimientos prácticos: ingeniería, desarrollo social, evaluación ambiental, planificación financiera, contabilidad, negociaciones, seguimiento y evaluación, etc. La propuesta debe señalar con claridad los conocimientos prácticos necesarios, su disponibilidad y costos previstos.
Organización de la aplicación del plan y la propuesta: Por lo general, la aplicación de una propuesta se puede considerar como una serie de contratos formales e informales entre todas las partes necesarios para la aplicación. Ordenar los contratos de una manera congruente es una buena manera de determinar si encajan las piezas y de presentar el flujo de actividades que implican el plan y la propuesta. Paralelamente, es importante fijar la autoridad y la responsabilidad en personas o puestos determinados durante todo el ciclo de planificación, construcción o actividades previas a la operación y operaciones. Los organigramas ilustran este último propósito, pero las descripciones de trabajo claras y transparentes son la clave para fijar la autoridad y la responsabilidad. Si una comisión es responsable de formular recomendaciones y decisiones (en lugar de revisar y aprobar las recomendaciones de la persona responsable), entonces es esencial contar con procedimientos para resolver estancamientos y demoras. Clic para Ver Anexos.
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