Conoce sobre los conceptos de contabilidad y organización Cronológica en la elaboración de propuestas

Al comenzar las comunicaciones relacionadas con la propuesta, es necesario examinar y presentar sólo tres bloques temporales interconectados. Planificación: Desde el presente hasta la finalización de la planificación y comienzo de la construcción y de las actividades preoperacionales.

Construcción y etapa preoperacional: Desde la finalización de la planificación a la finalización de la construcción y las actividades preoperacionales.

Operación: La entrega de productos o prestación de servicios.
Estos tres períodos pueden coincidir parcialmente en el tiempo, pero deben mantenerse separados en todo momento en relación con la documentación y la contabilidad.

La planificación incluye todos los pasos que hay que realizar para poder comenzar la construcción o
la instalación de la infraestructura preoperacional. La planificación no termina hasta que se hayan
firmado todos los contratos y se cuente con los fondos para seguir adelante. La planificación incluye:
□ Análisis técnico
□ Selección del lugar
□ Evaluaciones ambientales y sociales
□ Análisis de viabilidad
□ Obtención de todos los permisos y las aprobaciones
□ Encontrar, negociar y “cerrar” todos los fondos necesarios para llevar a la práctica la propuesta.

Durante la etapa de planificación, el promotor debe llevar un registro del tiempo que le insumen estas actividades. Esta información, a veces denominada inversión de esfuerzo, es muy útil en conversaciones posteriores, especialmente con nuevos inversionistaspropietarios potenciales.

La construcción y la etapa preoperacional se refieren a poner en su lugar “los ladrillos y la argamasa” que hacen falta para que se pueda aplicar formalmente la propuesta. La construcción se puede realizar por etapas. Por ello, las operaciones pueden comenzar mientras la construcción todavía no está terminada. Es muy importante separar la documentación de la planificación, la construcción y las operaciones.

En general, la “construcción” se considera diferente a las actividades preoperacionales tales como montar oficinas y contratar personal (por ejemplo, para un proyecto de distribución de información). Desde el punto de vista de los tiempos y de la contabilidad, estos dos tipos de actividades son casi iguales. La construcción y la etapa preoperacional incluyen:

□     Adquisición del lugar
□     Preparación del terreno
□     Construcción de las estructuras
□     Instalación de la infraestructura
□     Adquisición e instalación de equipos
□     Montaje de oficinas y puntos de distribución
□     Adquisición de equipos operativos (vehículos, oficina, mantenimiento)
□     Honorarios por pagar a los asesores
□     Honorarios por pagar o a acreditar como participación de la propiedad a los promotores

Tomados en conjunto, los costos de la planificación y los costos de la construcción y etapa preoperacional constituyen la inversión de capital de la propuesta.El presupuestoyplandelcapitales sencillamente el total de todos los costos de las etapas de planificación, construcción y etapa preoperacional. Incluye todo lo que hay que gastar y hacer para poder comenzar la producción o la prestación de servicios. Muchas veces se denominan “inversiones de capital” (para distinguirlos de los gastos en que se incurre después de comenzada la etapa operacional) y a los costos que se agregan al presupuesto o plan de capital se los denomina “capitalizados”.

La operación incluye la aplicación de la propuesta: la venta y distribución del producto o servicio que es el tema central de la propuesta. En general, la etapa de operaciones de la propuesta tiene tanto ingresos como egresos. Al preparar una propuesta, es importante calcular los componentes de ingresos tanto en unidades de producción (por ejemplo, cantidad de kilovatios/hora, cantidad de mosquiteros) como en el valor de las unidades.

Por lo tanto, el “presupuesto y plan de operación” arranca donde termina el “presupuesto y plan de capital”. Es el presupuesto de ingresos y egresos a partir de que la empresa comienza a entregar los productos o prestar los servicios prometidos en la propuesta. La palabra “presupuesto” se asocia principalmente con los costos, pero el presupuesto y plan de operación —como un presupuesto familiar— debe reflejar tanto los fondos que ingresan como los que egresan (costos).

El presupuesto de operación incluye:
• Estimación de ingresos tanto en cantidad de unidades que se espera producir como en valor de las unidades
• Costos laborales (separados en el trabajo necesario para elaborar el producto o servicio y el requerido para hacer funcionar la empresa o el programa)
• Materia prima para elaborar el producto o servicio (por ejemplo, combustible para producir electricidad o mosquiteros sin tratar y el producto especial para su tratamiento)
• Transporte: combustible, mantenimiento
• Comunicaciones: teléfono, fax, correo electrónico, correo
• Servicios: agua, electricidad, calefacción, refrigeración
• Envasado
• Suministros de oficina

• Alquiler de equipos
• Seguros
• Servicios de contabilidad y auditoría

Los gastos de operación también incluyen otros elementos que requieren explicación: depreciación, intereses, impuestos y amortización (pago del capital), que son necesarios para presentar los resultados de la operación (ingresos menos costos) en forma de una estimación del flujo de fondos que generará la propuesta después de considerados todos los costos.

El gasto de intereses es la cifra estimada de los intereses que se pagarán por los préstamos tomados para aplicar la propuesta. Si los intereses se pagaron o devengaron (se registraron en el plazo en cuestión pero se pagaron en un tiempo futuro) antes del comienzo de la operación, esto normalmente se llama “interés durante la construcción” y se incluye (se “capitaliza”) en el presupuesto y plan de capital. Luego del comienzo de la operación, los intereses pagados o devengados se tratan como un gasto normal, tal como el gasto laboral o de materia prima.

La depreciación es la única parte del presupuesto de operación y del estado de resultados que no está representada por un pago en efectivo durante el período en cuestión o en algún momento futuro.

La “depreciación” se usa con fines de desgravación fiscal, es un gasto operativo que refleja la inversión interanual de capital durante su vida útil. El propósito de la depreciación es reducir la
ganancia imponible y tener en cuenta el desgaste del activo en los ingresos de una propuesta. Hay impuestos de varios tipos. Lo más importante al momento de elaborar una propuesta es calcular los impuestos a las ganancias que habrá que pagar como resultado de la aplicación de la propuesta. En general, los impuestos se calculan como un porcentaje de los ingresos menos todos los gastos de operación (que incluyen los intereses y la depreciación).

La “amortización” o “pago del capital” es un pariente cercano de la depreciación. La depreciación representa un cálculo estimado de la pérdida de valor del activo y no es un “pago en efectivo” (los cheques o transferencias no “pagan depreciación”, esto es una convención contable). Por el contrario, cuando se pide dinero prestado para adquirir o construir un artículo que es parte de la inversión de capital, ese dinero debe devolverse. Esta devolución se conoce como amortización o pago del capital de la deuda. Como la depreciación da cuenta del valor decreciente de todos los activos fijos, si se dedujeran los pagos del capital de la deuda (que representa el pago de una porción del activo) sería contar dos veces, de modo que la amortización no forma parte del estado de resultados. Sin embargo, a diferencia de la depreciación, la amortización es un pago en efectivo, de modo que se hace un ajusta en la contabilidad después de finalizar el estado de resultados. Lo que se hace es agregar la depreciación y deducir la amortización; el resultado es
el flujo de fondos disponible para propietarios-inversionistas. Este concepto es importante para comprender el concepto de tasa de rentabilidad y el de balance financiero.

Nota: la combinación del pago del capital y el de los intereses se denomina “servicio de la deuda”, otro concepto importante que se debe recordar. El “estado de resultados” refleja los ingresos y los gastos de operación durante un período específico, generalmente un año para estados formales y tres meses para fines de administración interna. Incluye intereses, depreciación e impuestos.

Si el propósito del estado de resultados es reflejar lo sucedido en un año o trimestre en particular, el “balance general” presenta el estado de la empresa en un momento dado. Tiene tres partes, a las que se denomina de diferente forma pero que reflejan las mismas ideas:

El activo representa lo que se posee o controla, algo que tiene valor —casi siempre medido en su costo original menos la depreciación— que se espera usar para generar ganancias o producir un bien o servicio en particular. Los edificios, los equipos y las existencias, son algunos ejemplos; el efectivo en el banco o en inversiones y los gastos pagados por adelantado son otros ejemplos.

El pasivo: si el activo es “lo que se posee”, el pasivo es “lo que se debe”. Representa todas las obligaciones futuras, en especial los préstamos a devolver, el dinero que se debe a los proveedores y las obligaciones jubilatorias con los empleados. El activo neto es un concepto importante y algo difícil de entender. El activo neto es la diferencia entre el activo y el pasivo (activo = pasivo + activo neto) y comprende la cifra provista por los propietarios (cifra que se denomina “capital de inversión”) más los resultados acumulados de las operaciones (llamados ganancias o pérdidas) menos lo que se haya pagado a los propietarios (lo que se llama dividendos). Cuando el pasivo es mayor que el activo, el “activo neto” es un número negativo (lo que no es buena señal).

Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (CMNUCC)
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